Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image

| October 22, 2020

Scroll to top

Top

No Comments

SAP-systeem: de hemel of de hel?

Tempus

Sinds dit academiejaar moeten de studenten volgens een nieuw systeem inschrijven. De inschrijving verliep in drie fases. In de eerste inschrijvingsfase gebruikte je een systeem van de HUB zelf, daarna het systeem Mijn Loket en vervolgens moest je een ISP (Individueel Studieprogramma) registreren. Waarom heeft de HUB haar oude vertrouwde systeem overboord gegooid en waarom kom je voor je inschrijving plots op een website van de KU Leuven?

SAP = Systems, Applications and Products

Voor de eerste keer verliepen de inschrijvingen aan de HUBrussel via SAP, wat staat voor ‘Systems, Applications, and Products in Data Processing’. SAP is zowel de naam van de firma die het programma ontwikkeld heeft als de naam van de software zelf. SAP is een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), dat uit verschillende modules bestaat. Deze modules laten toe om via één softwaresysteem de hele organisatie te controleren. De KU Leuven werkt al enkele jaren met het systeem.

“Er is beslist om de hogescholen in vier golven te laten overschakelen op SAP. De invoering van SAP is een strategische beslissing van de Associatie KU Leuven. De bedoeling is om de beschikbare middelen binnen de associatie efficiënter in te zetten”, aldus Ingrid Reniers, diensthoofd van de studentenadministratie.

Het grote nadeel van dit systeem is dat het vrij log is. Om aanpassingen aan te brengen in het systeem moeten de tien leden van de associatie eerst onderling tot een akkoord komen. Hierdoor werkt de HUBrussel gedeeltelijk met het SAP-systeem en gedeeltelijk met eigen software.

Drie jaar geleden zijn de eerste hogescholen overgeschakeld op het nieuwe systeem. Vorig jaar is onder andere KaHo Sint-Lieven overgeschakeld en volgend jaar schakelen ook de hogescholen zonder academische studenten over. Het was belangrijk dat de hogescholen met academische opleidingen tegen 2013 waren overgeschakeld op het nieuwe SAP-systeem, omdat vanaf het academiejaar 2013-2014 deze academische opleidingen integreren in de KU Leuven.

SAP = Stress, Angst en Paniek?

Het is een publiek geheim dat de KU Leuven te weinig informatici heeft die het SAP-systeem goed kennen. En doordat het zo een ingewikkeld systeem is, zijn de mensen die het kennen vaak enkel gespecialiseerd in een bepaald gedeelte van het systeem. Reniers bevestigt dit: “De werkdruk bij de informaticadienst ligt erg hoog, waardoor sommige problemen wel eens wat langer blijven liggen. De dienstverlening van de KU Leuven zou beter kunnen, bijvoorbeeld door de helpdesk uit te breiden.”

Vroeger hadden de hogescholen zelf controle over hun systeem. De HUBrussel beschikt over een eigen informaticadienst en als er iets fout ging, kon dat meestal direct worden rechtgezet. Vandaag werken ze via een systeem waarin er bij problemen tickets naar Leuven verzonden moeten worden. Hierdoor duurt het vaak veel langer voordat de problemen zijn opgelost en dit zorgt voor frustratie bij personeel en studenten.

“Desondanks worden de kinderziektes van het nieuwe systeem snel opgelost omdat de samenwerking met de informaticadienst van de KU Leuven vlot verloopt”, aldus Reniers.

Bij de studenten zorgt het nieuwe inschrijvingssysteem met drie stappen voor verwarring. “We hebben goed gecommuniceerd over het nieuwe systeem en een goed geïnformeerde student zou niet verrast mogen zijn”, klinkt het bij de studentenadministratie. Als er dan nog problemen zouden zijn, konden de studenten steeds langs op de studentenadministratie. Reniers merkt wel dat sommige studenten zich niet goed informeren: “Als deze studenten beroep doen op de medewerkers van de studentenadministratie betekent dit een extra belasting voor de dienst en extra lange wachtrijen voor de student.”

Bij de Algemene Studentenraad (ASR) HUB-KAHO horen we een ander verhaal. Volgens de ondervoorzitter van de ASR, Simon Van Hijfte, kon de communicatie beter, zeker omtrent de finalisering van de Individuele Studieprogramma’s (ISP’s). “In het vorige systeem was het veel duidelijker hoe je een studieprogramma moest samenstellen”, aldus de ondervoorzitter, die pleitte voor een weblecture over de ISP-registratie.


Wat vinden studenten, docenten en diensten ervan?

We legden ons oor ook eens te luisteren bij personen die dagelijks met het systeem geconfronteerd worden. Professor Ann Pauwels, die ook verbonden is aan de rechtsfaculteit van de Vrije Universiteit Brussel (VUB), vraagt zich af waarom er geen gemeenschappelijk systeem bestaat voor heel Vlaanderen en de Nederlandstalige instellingen in Brussel. Het systeem dat nu gebruikt wordt, is enkel voor de hogescholen en universiteiten van de Associatie KU Leuven.  ”Momenteel werken beide instellingen (HUB & VUB, nvdr.) met twee verschillende systemen. Het zou handig zijn, als de overheid voor één systeem zorgt”, aldus Pauwels.

Een ander voordeel is dat gecombineerde opleidingsonderdelen in twee aparte opleidingsonderdelen gesplitst kunnen worden. “In het SAP was het moeilijk om aan een opleidingsonderdeel twee docenten te koppelen. We ijverden al jaren om dit opleidingsonderdeel te splitsen en mede dankzij SAP is dit gelukt”, klinkt het bij professor Caroline De Bruyne, docent internationale economie.

Op het Mobility Office van de academische opleidingen spreken ze vol lof over het nieuwe systeem. Als een student nu naar het buitenland wil gaan, kan hij via Mijn Loket direct de ‘vliegtuigjes’ aanduiden voor de vakken die hij of zij aan de buitenlandse instelling wil afleggen. Als er geen ‘vliegtuigje’ staat, is het niet mogelijk dit vak in het buitenland af te leggen. Op die manier is SAP volgens de mobilitycoördinator veel duidelijker.

Het nadeel van SAP is dat het op dit moment enkele kinderziektes kent. Deze zijn niet meteen zichtbaar voor de student, maar zorgen wel voor vertragingen, waardoor bijvoorbeeld de inkomende uitwisselingsstudenten langer moeten wachten op hun uurrooster en cursusmateriaal op HUBwise. Het eerste semester zal de student hinder ondervinden van het nieuwe systeem, maar op lange termijn biedt het nieuwe mogelijkheden: “Vroeger was het voor de uitgaande uitwisselingsstudenten moeilijker om de buitenlandse vakken in ons systeem later op het jaar te wijzigen. Dit gaat met SAP veel eenvoudiger”, aldus Dirk Van Waelderen, mobilitycoördinator voor de academische opleidingen.

Bij de studenten horen we verschillende meningen. Delphine Van Nieuwenhuyse, studente handelswetenschappen, zegt dat de communicatie over het nieuwe systeem om in te schrijven duidelijk genoeg was. Op het moment dat ze haar ISP kon registreren was ze op vakantie en met een iPad lukte het niet om de ‘klokjes’ te openen. Later kon ze thuis haar ISP zonder problemen registreren. Bij een andere student handelswetenschappen, Mathias Scheerlinck, was het ingewikkelder: “Ik had studiepunten te weinig. Een vak waarvoor ik al credits had werd van drie naar vier studiepunten opgewaardeerd, terwijl een ander vak waarvoor ik nog geen credit had vier in plaats van vijf studiepunten waard was. Een tijdje later werd mijn studieprogramma automatisch geregulariseerd met drie studiepunten.”, aldus Mathias. “Algemeen gezien vind ik het nieuwe ISP-programma niet zo slecht, maar het heeft wel een tiental dagen geduurd vooraleer ik wist of mij ISP goedgekeurd was”.

Foto: (CC-BY-NC-SA) Kevin Vandevelde

Submit a Comment